档案室存储的重要资料大都为纸张、磁带和光盘等，均属于可燃、易燃物质，一旦发生火灾会造成极大损失，且在火灾扑救过程中的二次灾害带来的损失也非常大。如水喷淋、细水雾、干粉等其他消防设备对档案资料均易造成二次伤害。因而档案室的防火安全是档案室设计的一项重要内容。

档案室气体灭火系统采用特定的灭火剂，如气体混合物或纯净气体，通过高压储存和喷射装置，将灭火剂迅速释放到档案室内，抑制、扑灭火源，起到灭火的效果。

这种灭火系统的原理是基于灭火剂具有两种作用机理:一是通过热力作用，降低燃烧区域的温度，使火焰无法维持燃烧反应;二是通过化学反应，阻断火焰链式反应，使火势得到控制。

档案室气体灭火系统的操作是自动的，可以根据火灾自动控制也可以手动控制。

当系统检测到火灾或接收到手动启动信号时，先进行声光报警以提醒人员撤离

在确认人员安全撤离后，系统进入启动准备阶段，关闭档案室入口门并自动切断电源，以确保灭火环境的密封。